As recentes mudanças na forma de atuação dos negócios nos últimos anos e as consequências dessas transformações na forma de trabalhar fez com que diversas corporações buscassem uma maior eficiência na alocação de capital e otimização nos seus orçamentos, especialmente no que tange a redução de custos fixos.
Nesse contexto, surgiu um novo paradigma que modificou a maneira como as companhias enxergam a utilização de espaços físicos e rompeu com a ideia de manter uma estrutura pesada e um orçamento inchado com custos e manutenção de uma estrutura corporativa. Em decorrência dessas transições, eis que surge a concepção de Coworking.
Entre as dúvidas mais comuns de empreendedores ao se depararem com o conceito de Coworking estão: entender como esse tipo de serviço se encaixa nas suas necessidades, quais os benefícios em se migrar para esse sistema, quais são os custos que serão reduzidos e o valor que de fato é economizado e como seu negócio será impactado por este modelo.
Sob o ponto de vista da redução de custos, surge a necessidade de se fazer uma análise comparativa entre os gastos em um Coworking e os gastos com um escritório tradicional. A primeira coisa que temos que ter em mente nesta comparação é que ela deve levar em conta essas duas opções de escritório (coworking e locação tradicional) dentro do mesmo padrão de qualidade, com mobiliário, prédio e localização compatíveis em termos de valor.
Considerando que estamos comparando o mesmo padrão de produto, quais os fatores que compõe o custo do escritório?
COMPARATIVO MENSAL
COWORKING
X
LOCAÇÃO IMOBILIÁRIA
Segundo a maior administradora de escritório do mundo, a JLL, até 2030 cerca de 30% de todos os escritórios comerciais serão flexíveis, do tipo coworking, num movimento que acelera a cada dia. Como sabemos que nenhuma empresa gosta de perder dinheiro, deve haver um bom motivo para esta migração, não é mesmo?
Mas afinal, qual a real diferença, em termos quantitativos, dos custos em um escritório tradicional e um escritório dentro de um coworking? A tabela abaixo mostra um comparativo entre diferentes necessidades, seus respectivos custos, e o valor em nosso coworking.
Também é prudente considerar os outros benefícos não quantificáveis, como por exemplo:
· Liberação do tempo da equipe da administração do escritório;
· Perdas na produtividade devido à panes e manutenção;
· Melhor qualidade e imagem no atendimento aos clientes;
· Networking e geração de negócios com outros membros do coworking;
· Flexibilidade no escalonamento do negócio;
· Estabilidade no fluxo de caixa com um custo mensal fixo;
· Sem multas na quebra do contrato de locação;
· Economia com seguro fiança e afins;
· Além de ter um escritório sempre atualizado e sem esforço algum!
Abaixo exemplificamos com mais detalhes alguns itens que muitas vezes são negligenciados ou passam desapercebidos durante o processo de tomada de decisão.
Capital imobilizado
Ao montar um escritório novo, é preciso imobilizar capital em móveis, infra-estrutura, equipamentos e reforma, que vai desde obras civis até a decoração do ambiente. Ainda é preciso considerar que frequentemente o imóvel precisa ser reformado ao término do contrato de locação, para devolução ao proprietário. Um escritório de padrão médio-alto custa cerca de R$ 2.000,00 por m2 e boa parte deste valor é perdida quando a empresa muda de endereço.
Custo de Oportunidade
Quando se imobiliza capital, este dinheiro deixa de render em uma aplicação financeira (como a poupança, por exemplo), e isso tem um custo intrínseco também, raramente calculado.
Custo Operacional
Para que o escritório exista, além do aluguel do imóvel, do valor do IPTU e do condomínio, é preciso mantê-lo funcionando com o abastecimento de insumos consumíveis (papéis, produtos de limpeza, café) manutenção e substituição de equipamentos (ar condicionado, lâmpadas, rede lógica, hardware) mão de obra (como secretária, copeira, faxineira) concessionárias e fornecedores (energia elétrica, água, telefonia, internet) serviços administrativos (contabilidade, softwares de gestão, manutenção) e outros itens como seguro.
Custo de desmobilização
É comum na vida de uma empresa ocorrerem variações no seu tamanho. Mesmo próspera a empresa pode diminuir de tamanho ou aumentar. Se o imóvel atual não comportar o aumento, será necessário mudar para outro maior - novamente com custos de reforma, mudança e quebra de contrato. Já na redução, ficar no mesmo imóvel significa pagar por área ociosa, juntamente com todos seus custos diretos e indiretos. A vida é cruel com os empreendedores no Brasil e se a empresa encerrar as portas mais cedo que o esperado, os custos relativos mensais podem ficar bem mais altos, uma vez que não foram amortizados ao longo do tempo.
Horas-Homem
É difícil de calcular mas a administração do escritório e seus fornecedores exige o trabalho de um ou mais profissionais da empresa (muitas vezes o proprietário) que além de terem um custo, acabam deixando de lado outras tarefas mais importantes diretamente ligadas ao negócio e ao faturamento da empresa.
Endereço Fiscal e Papelaria
Mudar de escritório muitas vezes significa fazer alteração contratual e jogar fora todos os cartões de visita.
E você, também estava em dúvidas sobre a real vantagem de um espaço de coworking nos custos da sua empresa? Esperamos que este artigo tenha sido esclarecedor e pode contar com a equipe do Éden Coworking para esclarecer quaisquer dúvidas para uma melhor tomada de decisão!
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